Een aanvraag binnenkrijgen is het makkelijke deel. Het werk zit in wat erna komt. Gegevens overtypen, prijzen opzoeken, een document opmaken, versturen, en over vier dagen nog eens achteraan bellen.
Wat handmatig offreren je kost
Handmatig offreren kost je op drie manieren geld. Je bent te laat, want wie als eerste stuurt wint vaak, en als jij er drie dagen over doet ligt die van een ander er al. Je vergeet er een, omdat aanvragen op een drukke dag onderin je inbox verdwijnen. En je typt gegevens over die de klant zelf al heeft ingevuld.
Met automatisering komt de aanvraag gestructureerd binnen, wordt de offerte opgemaakt in je eigen huisstijl met de juiste prijzen en voorwaarden, en controleer jij hem voordat hij weggaat. Je blijft dus aan de knoppen. Het scheelt je vooral een hoop tijd die je nu kwijt bent aan overtypen en opzoeken, en die tijd kun je steken in het werk waar je klanten je daadwerkelijk voor betalen.
Aanvragen die binnenkomen als complete offerte, in plaats van als los mailtje dat je nog moet uitzoeken.
Hoe offerte-automatisering werkt
Het begint bij de aanvraag. Die moet gestructureerd binnenkomen, via een configurator of een formulier met de juiste vragen, en niet als vrij tekstveld waar iemand graag een prijsopgave in zet.
Daarna wordt de offerte opgemaakt in je eigen huisstijl, met de juiste prijzen en voorwaarden, gevuld met wat de klant heeft gekozen. Jij controleert hem en verstuurt hem, dus je blijft aan de knoppen. Automatisering betekent niet dat er ongezien iets de deur uitgaat.
Wil je dat er automatisch een herinnering uitgaat als een offerte een paar dagen blijft liggen, dan bouwen we dat erbij. Niet iedereen wil dat, dus het is een keuze en geen standaard.
Veel gestelde vragen (FAQ)
Wat gebeurt er nadat een klant de configurator heeft ingevuld?
Dat bepaal jij. De aanvraag kan als mail binnenkomen, in een overzicht komen te staan, of direct worden omgezet naar een concept-offerte. Die laatste stap is waar offerte-automatisering begint.
Werkt offerte-automatisering met mijn boekhoudpakket?
Ja, als je pakket een API heeft. In de praktijk komen we Moneybird, e-Boekhouden.nl, Exact Online, Snelstart en Yuki het vaakst tegen, en die kunnen allemaal. Gebruik je iets anders, laat het weten, dan kijken we of er een koppeling mogelijk is.
Kan ik de offerte nog aanpassen voordat hij weggaat?
Ja. De offerte staat klaar als concept, jij kijkt hem na en verstuurt hem. Er gaat nooit iets ongezien de deur uit, tenzij je daar zelf voor kiest.
Wat als een aanvraag niet standaard is?
Dan krijg je een concept waar je zelf nog aan sleutelt. De automatisering neemt het voorspelbare werk over, niet je vakmanschap. Bij afwijkende klussen scheelt het je nog steeds het overtypen.
Komen mijn algemene voorwaarden er automatisch bij?
Ja. Voorwaarden, betaaltermijn en geldigheidsduur staan standaard in het sjabloon, dus je vergeet ze niet als het druk is.
Hoe lang duurt het?
Dat hangt af van wat je laat maken. Een huisstijl kost ongeveer twee weken. Een gewone website vier tot zes weken. Een website met configurator zes tot acht weken. Een webshop acht tot tien weken. Die doorlooptijd gaat uit van een klant die op tijd aanlevert, want daar valt of staat het mee.
Gaat er iets ongezien de deur uit?
Nee. Je blijft aan de knoppen. De offerte staat klaar, jij controleert en verstuurt.